Eine der grössten Qualen für Menschen mit Organisationsschwierigkeiten ist das Ablegen und Abtippen von Visitenkarten. Schon seit längerem habe ich diesbezüglich bei neuerdings und imgriff.com um einen Test der aktuellen Lösungen angefragt. Die Produkte die ich bisher gesehen hatte waren von Cardscan und Kensington und versprachen alle den selben Leistungsumfang in verschiedenen Versionen. Zumeist sind die Produkte auf Einzelpersonen, Teams oder die ganze Firma abgestimmt.
Letzte Woche bin ich nun im Mediamarkt auf das Product I.R.I.S. Card Mini4 gestossen. Für 249.- CHF erhält man einen kleinen USB Scanner und die notwendige Software.
Die dazugelieferte Software lässt sich mehr oder weniger Problemlos installieren. Bei der Erstinstallation gab es einen Hänger im Abschluss des Installationsprozesses. Kann ja mal vorkommen, insbesonders wenn man mit Windows arbeiten muss arbeitet. Danach funktioniert die Software problemlos und man kann sich nach einer kurzen Registrierung auch die aktuellste Version installieren.
Die Software bietet einige Einstellungen und 3 Hauptfunktionen: Scannen, Erkennen und Exportieren. Daher gehe ich jetzt kurz auf diese 3 Möglichkeiten ein:
Scannen
Mit Scannen wird direkt der Scanvorgang gestartet. Der Card Mini 4 scannt in Graustufen, das Bild ist aber ganz ordentlich. Die Geschwindigkeit ist zwar ein wenig rucklig aber für meine Zwecke ausreichend. Die Software bietet auch die Möglichkeit zusätzlich zur Vorderseite die Rückseite der Karte einzuscannen.
Erkennen
Beim Erkennen wird die Karte mittels OCR Software analysiert und die entsprechenden Felder soweit möglich zugeordnet. Dies funktioniert erstaunlich gut und nimmt einem zumindest 80% der Arbeit ab, die man beim manuellen Eintippen der Karte hätte.
Ein wenig gewöhnungsbedürftig ist, dass man im Vorfeld des erkennens eigentlich schon das Land auswählen muss. Dieses ist aber zumeist auf den Karten nicht so gut ersichtlich. Dazu hilft aber die Länderauswahl scheinbar auch der OCR Texterkennung bei Sonderzeichen. Firmennamen die nur als Logos vorhanden sind werden zumeist nicht erkannt.
Exportieren
Das Programm unterstützt mehrere Optionen zum Exportieren der Karten:
- Apple iPod
- Microsoft Excel
- Microsoft Outlook
- Microsoft Outlook Express
- Palm Desktop
- Text (*.csv)
- vCard (*.vcf)
Für mich sind vorallem der direkte Export in Outlook und der Export via Mail interessant. Der Export via Mail ermöglicht nämliche die zentrale Anwendung des Scanners in einer Firma. Dabei werden alle Karten an einem Arbeitsplatz gescannt und an die jeweiligen Mitarbeiter per E-Mail versendet. Dabei wird sowohl in der E-Mail die Information hingeschrieben wie auch eine VCF Datei im Anhang mitgeschickt wird. Dadurch kann der Empfänger diese entweder in das Adressbuch einfügen oder im Mail archivieren und jederzeit darauf zugreifen. Beim Export direkt in Outlook wird auch das gescannte Bild der Karte in die Kontakte eingefügt was auch ein nachträgliches kontrollieren der Angaben ermöglicht. Leider fehlt beim Export via Mail das Bild trotzdem das die Funktion vorhanden ist.
Die Software selber basiert auf einer Datenbank. Falls man für mehrere Benutzer die Karten getrennt erfassen will kann pro User eine Datei erstellt werden die dann seperat gepflegt wird. Das heisst die Lösung ist eigentlich entgegen der Versprechungen sehr wohl auch für kleine Teams geeignet und die Mehrkosten für den Farbscanner und die Mehrplatzlösung sind eigentlich nicht gerechtfertigt.
Fazit
Im Endeffekt ist der I.R.I.S. Cardscan ein echter Zeitsparer. Vorallem wenn man in Branchen arbeitet in der die wenigsten Kontakte bei Xing mitmachen.