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Kalender und Aufgaben ohne MobileMe synchronisieren

Wenn ich sehe dass es immer noch iPhone Benutzer gibt die nicht wissen wie man einen Screenshot auf dem iPhone machen kann, dann kann eine kleine Synchronisierungsanleitung nicht falsch sein.

Mein Hauptaugenmerk war eine intelligente Lösung um den Outlook Kalender mit dem iPhone zu aktualisieren. Da ich in der Firma leider nur Exchange 2000 habe konnte ich keine direkte Verbindung einbauen. Mittlerweile habe ich über den Umweg Google Calendar eine prima Lösung gefunden:

Damit hat man eine echte Over the Air Lösung. Der Vorteil ist, dass neue Termine sofort ohne direkte Kabelverbindung mit dem Outlook Rechner synchron sind. Zuhause (oder überall sonst auf der Welt) benutze ich den Google Calendar direkt im Internet.

Die notwendigen Tools:

Details zu den Einstellungen sollte man in entsprechenden Blogbeiträgen finden.

Die nächste Herausforderung war eine Möglichkeit zu finden Aufgaben zu verwalten. Hierbei ist offiziell keine Möglichkeit gegeben Aufgaben von Outlook zum iPhone zu synchronisieren. Ich dachte dann an eine Lösung über eine WebApp, bin dann aber auf eine echte App für das iPhone gestossen:

Notwendig für die Synchronisation sind der kostenlose Service Toodledo, ToodledoSync für Outlook und die kostenpflichtige iPhone App Todo. Die Lösung ist perfekt, da ich neue Aufgaben sowohl direkt aus der Nachverfolgung von Outlook erstellen kann wie über eine E-Mail an Toodledo. Damit kann man wo auch immer man ist allfällige Tasks gleich ans System senden.

Der Vorteil der iPhone App ist dazu noch dass man auch Offline arbeiten kann. Dies ist bei meiner Tätigkeit im Ausland ein wichtiges Kriterium.

Für die Kontakte habe ich noch keine Lösung gesehen die mit MobileMe mithalten kann. Aber dafür alleine die MobileMe Gebühr zu zahlen mag ich dann auch nicht. Aber andersrum reicht eine wöchentliche Synchronisierung mittels iTunes direkt mit Outlook vollkommen aus.

47 Kommentare

  1. Super Beitrag! Ich benutze ebenfalls nuevasync mit Google Kalender, Google Mail und Google Contacts und ich muss sagen, ich bin absolut zufrieden.

    Habe schon immer nach so einer Lösung gesucht.

  2. Kann man damit auch gleich mehrer Kalender syncen?
    Habe ein Tool um die einzelnen Outlook Kategorien eines Outlook Kalenderes schön separat mit einzelnen Google Kalendern zu synchronisieren.

    Du syncst aber den/die Google Kalender nicht auch noch mit einem Mac oder?

    Habe bei dieser Methode einfach Angst, dass gewisse Informationen aus den Terminen verloren gehen.

  3. Ich synce die Kontakte auch noch mit Google. Alternativ kann dies auch mit Plaxo geschehen.
    Der Sync des Googlecalendars mit dem Mac übernimmt Spanningsync. Angeblich soll aber Google an einer CalDAV-Schnittstelle arbeiten.

  4. Pingback: Zwei Monate iPhone: Prädikat Businesstauglich! | der leumund.

  5. Also ich habe ja diese Todo Applikation gekauft und bin mit dieser sehr zufrieden. Da will ich jetzt gar nicht anfangen irgendwas rumzumixen. Wenn ich pech habe ändert toodledo dann irgendwann mal die API damit die Todo Applikation nicht mehr funktioniert.

  6. Pingback: Me And My Mac» Blogarchiv » links for 2008-10-29

  7. Hallo zusammen

    Kontakte könnt Ihr on the air über die Appliaktion funambol synchronisieren. 1. Funambol.com-Konto eröffnen (gratis). Program für outlook downloaden (gratis). Programm auf Iphone app store downloaden(gratis). synchronisieren. Fertig.

    Gruess Mario

  8. Das Syncen von Kalendereinträgen geht ebenfalls via Thunderbird (ansonsten genauso beschrieben wie in diesem Tutorial). Das vernünftige Syncen von Kontakten via Toodledo Vernüpfung aus Thunderbird funktioniert jedoch leider (noch) nicht richtig.

    Kennt jemand eine Applikation um den Kalender und TODO’s direkt auf dem Lockscreen des iPhones zu sehen? Habe schon etwas gefunden, dies zeigt jedoch nur Kalendereinträge und keine Todo’s. (jedoch noch unnötigen Kram wie eMails, SMS und so..)

  9. @Lars
    Leider kenne ich keine Applikation die den Home Screen verändert und bei Apple im App Store erhältlich ist. Ich überelege mir aber gerade dass eine App eventuell das Hintergrundbild dynamisch verändern könnte. Aber das ist ja wohl noch Zukunftsmusik.

  10. @Christian

    Hast du schon einen Weg gefunden um Kontakte zu syncen ? Dies ist mit Nuevasync ja auch möglich – klappt auch ganz gut analog dem Weg zum Sync von Terminen.
    Problem: Einige Felder wie z.B. Geburtstage werden von Google Mail nicht unterstüzt.
    (jedenfalls wenn ich momentan über Thundbird gehe, kann sein dass Outlook da anpassbarer ist)

  11. @lars
    Mit den Kontakten halte ich es weiterhin sehr pragmatisch und mache das Kabelgebunden über iTunes / Outlook ohne Online Sync und andere Tools.

  12. @ Christian: Habe mitterweile eine Lösung gefunden. NuevSync unterstützt jetzt auch Adressbücher per Plaxo-Connector. Also bei Plaxo angemeldet, dort dass Adressbuch mit dem passenden Outlook Plugin gesynct und schon sind die Kontakte auf dem iPhone.
    Alternativ kann man dann noch bei Plaxo einen Connector für den Google Kalendar installieren und sich nur gegen Plaxo Syncen, aber das hat bei meinem Test noch nicht ganz so hingehauen. Momentan muss ich halt Adressbuch gegen Plaxo und Termine gegen Google syncen, das klappt aber wunderbar!

  13. Pingback: Synchron und in Farbe! | der leumund.

  14. Dassieht sehr gut aus, aber wie synchronisiere ich den Exchange 2000 mit Google Calendar?
    Laut Googlesync geht das nur mit höheren Versionen. Und auf diese nur wegen des Dienstes zu wechseln finde ich dann doch etwas übertrieben.

  15. @Andreas
    Ich habe das so gelöst dass ich mir eine Einzellizenz für Microsoft Outlook 2007 gekauft habe. Diese funktioniert nämlich auch mit dem Exchange 2000 Server und mit dem Google Sync. Gut investierte 100.- CHF waren das.

    übrigens kann man jetzt den Umweg über Nuevasync auch sparen und sich mit dem iPhone über das Exchange Protokoll direkt an den Google Kalender anschliessen. Ich habs nur noch nicht probiert.
    http://www.google.com/mobile/apple/sync.html

  16. @Christian
    Danke für die schnelle Antwort. In unserer Terminalserver-Umgebung mit thin clients ist die Einzellizenz aber problematisch. Und leider ist die GF (die das haben möchte) mittelmässig sensibel für solche Themen. Soll heissen, ich soll es einrichten, habe aber keine Mittel zur Verfügung.
    Hat vielleicht noch jemand einen Rat?

  17. Pingback: Abspann 2008! Die besten iPhone Apps

  18. Dirk Paasche 3. Mai 2009 um 18:19

    Hallo,

    ich bin dabei, mir das wie beschrieben einzurichten. Mit dem Google Sync hat es gut hingehauen. Habe nur festgestellt, dass meine in Outlook als privat gekennzeichneten Termine im Google Kalender nicht mehr privat sind. Hast du dazu eine Lösung?

    Dirk

  19. Vielen Dank für diesen tollen Beitrag. Er hat mir sehr weiter geholfen. Allerdings gibt es ein Problem beim Google Calendar Sync mit Serienterminen. In konnte den Fehler mehrmals reproduzieren. Also habe ich mich auf die Suche gemacht und viele Synchronisierungstools getestet. Bisher konnte leider nur das kostenpflichtige Programm „CompanionLink for Google“ sämtliche Einträge korrekt in beide Richtungen synchronisieren. Für das Programm gibt es eine 14 Tage Demoversion, die ich mittlerweile ausgeschöpft habe. Wenn ich nicht doch bald eine kostengünstigere Alternative finde, werde ich wohl dazugreifen.

    Mittlerweile kann man zwar auch direkt mit dem iPhone auf den Exchange Server von Google zugreifen, aber auch dort gibt es noch ein paar Probleme. Aber NuevaSync meistert dies Problemlos mit minimaler Verzögerung.

  20. After a lot of searching for the best (free) way to stay in sync (calendar, contacts), i’ve been looking through
    – gsyncit (not free)
    – oggsync (not free)
    and many more, nothing really satisfied me.

    My (FREE, and great working) solution for Outlook google iPhone Syncing is:

    iPhone Google :: „google mobile sync“
    (contacts and calendar)

    Google Outlook
    calendar :: „Google Calendar Sync“
    contacts :: soocial.com (is in beta but works great and free)

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  26. ich muss was blödes fragen: bin seit 17 jahren nkia fab der ersten stunde – jetzt wackle ich das erste mal: n97mini, n900 oder doch das – du weisst schon.

    meine frage: sprechqualität?
    synchronisieren kontakte/kalender funktioniert das mittlerweile einwandfrei?
    ich benötige ein busniesshandy – keine spielzeug!
    wäre für einen ehrlichen tipp sehr dankebr!
    mlg aus graz
    kurt

  27. @Kurt
    Also ich hab diesen Beitrag hier im August 2008 geschrieben als ich mein iPhone gekauft habe und habe seither nie auch nur ein Problem mit der hier beschriebenen Konfiguration gehabt. Es ist wirklich super. Ich kann die Termine überall eingeben und überall ist es immer aktuell. Daher ein klares JA für das iPhone. Auch fürs Business.

  28. Gibt es eigentlich ne Alternative zu toodledo? Das funktioniert zwar perfekt, allerdings kann toodledo nur bestimmte Anzahl an Zeichen der Notizen bei den todos übertragen.

    Da ich sehr viele Aufgaben mit lange Notizen habe, fehlt dann halt auf dem iPhone immer die Hälfte.

  29. also ich habe mich in letzter zeit nicht mehr mit diesem thema befasst. also applikationen wie things, remember the milk gibt es viele. Nur die Synchronisierung mit Outlook kann ich nicht beurteilen.

  30. Ich stand bis vor kurzem auch vor dem wie bekomme ich meine Outlook und Google Kalender auf das iPhone.

    Ich bin auf folgende, gut funktionierende Lösung gekommen:

    Sync Outlook mit Google via Googlesync
    Aufgaben und Kalender in Google bearbeiten usw.
    Sync Google mit iPhone mit dem App CalenGoo

    Look & Feel bei CalenGoo wie im Googlekalender, auch Aufgaben werden zuverlässig syncronisiert.
    CalenGoo ist auch seit dem letzen Update auch für das iPad.

    Kann ich nur empfehlen so!

  31. @norman
    Google Kalender kann man mittlerweile auch prima als Exchange Kalender über den Standard iPhone Kalender anbinden. So hab ich es gemacht:

    Outlook < -> Google Sync < -> Google Calendar < -> Exchange Konto auf iPhone

    Funktioniert hervorragend.

  32. @leumund
    ich finde den iPhone Kalender so etwas von unübersichtlich.
    CalenGoo ist eine gute alternative die auch gleichzeitig Aufgaben mit anzeigt.

  33. Das mit den Aufgaben bei CalenGoo hört sich gut an. Kann man die Google Aufgaben auch mit Outlook syncronisieren?

  34. Nach reiflicher Überlegung ist toodledo doch nichts für mich, da leider die Aktualität der Termine leidet.

    Das Problem ist das zwar während mein Outlook läuft die Aufgaben zu toodledo und somit auch zum iPhone syncronisert werden. Wenn ich aber auf dem Nachhauseweg einen neue Aufgabe verfasse, hab ich die nur auf dem iPhone und in toodledo, nicht aber im Outlook.

    Somit hab ich den Termin auch nicht in iCal.

    Schade, brauche halt ne iPhone App die direkt auf den Exchange zugreift und auch funktioniert.

  35. Hallo zusammen,
    bin ein neuer iphone-Nutzer – Gibt es eine Möglichkeit, bei der Synchronisation der Kontakte von Outlook mit dem iphone auch die Kategorien mitzunehmen? Die gehen bei mir bislang verloren.
    In welche Richtung wird gesynct? Nur von PC auf iphone oder auch umgekehrt (ich habe das jetzt einmal über itunes gemacht und da gab es keine Option, die Richtung auszuwählen) – freue mich über eure Tipps! Viele Grüße, Susanne

  36. @Susanne
    Normalerweise wird nach der Erstsynchronisation beidseitig synchronisiert. D.h. neue Kontakte auf dem iPhone werden auch zu Outlook übertragen. Bist du sicher dass die Kategorien nicht übertragen wurden?

  37. @Christian
    Ich kann in der Anzeige eines Kontakts keine Kategorien entdecken. Auch nicht, wenn ich die zusätzlichen Felder einblende.
    Puh, dann ist das nächste Syncen ja nichte mpfehlenswert, denn dann gehen die Kontakte ja ohne Kategorienanzeige wieder auf meinen PC und damit sind die Kategorien verloren……

  38. @Susanne
    habe mir beholfen, indem ich die Outlook-Kategorien (per export in Excel, dort bearbeitet und import in Outlook) in die Notizen hinein kopiert habe.
    Dann kann ich mit dem App „Contact Tool“ nach diesen Kategorien-Namen Suchen bzw. sortieren.

    Allerdings dauert das Synchronisieren der Kontakte unheimlich lange, bin schon über zwei Stunden dabei (ca. 3000 Kontakte). Ich fürchte, mit Funambol wird es online noch länger dauern. Wer hat hier Erfahrungen?

    Ein weiteres Problem ist das Synchronisieren nur von Kontaktgruppen. Anfangs sind Kontaktordner als Gruppen in das iPhone übertragen worden. Neu gebildete Ordner fehlen allerdings in der Info-Ansicht von iTunes. Habe ich nicht hinbekommen, andere haben anscheinend das gleiche Problem. Auch das Erstellen von Gruppen auf dem iTunes mit der App Gruppen scheint auch nichts zu bringen (meine Hypothese war, dass iTunes nur die Gruppen vom iPhone als Synch-Option auf der Info-Seite abbildet). Jetzt weiß ich an dieser Stelle nicht mehr weiter.

    Ob bei der Rücksynchronisierung vom iPhone auf Outlook die Kategorien verloren gehen, habe ich noch nicht ausprobiert. Wäre natürlich interessant.

    Andere Frage: welche Daten werden eigentlich beim Back-Up gesichert. Alles, was auf dem iPhone drauf ist (ähnlich Sprite-backup beim Windows-Mobile ?)

  39. Ergänzung:
    iPhone buisinesstauglich, hängt natürlich davon ab, was das für ein Buisiniess ist und wie weitgehend das iPhone die Aufgaben übernehmen soll. Ich habe Freunde, die machen parallel die Hälfte immer noch auf Papier. Das sollte aber eigentlich nicht Sinn der Sache sein.

    Wie gesagt, in PocketInformant (Windows Mobile) konnte ich für Akquisitionsaufgaben die Kategorien-Filterung wunderbar nutzen und übrigens im Gespräch mit einem speziellen Eingabeprogramm (Speed-script) das Gesprächsergebnis festhalten.

    Bei meiner Lösung, die im iPhone nicht berücksichtigten Outlook-Kategorien in die Notizen zu kopieren (per Bearbeitung in einer vorher exportierten Excel-Tabelle) gab es anfangs noch ein Problem. Die Verfügbaren Kategorien sind nirgendwo tabellarisch aufgelistet. Aber bei der Suche und Filterung muss ja exakt die vorher verwendete Bezeichnung reproduziert werden.

    Dies habe ich nun folgendermaßen gelöst: Ich erstelle einen Kontakt „aaaaaKategorien“, der in der Anzeige der Kontakte stets an erster Stelle erscheint. In dessen Notizfeld habe ich alle verwendete oder zu verwendende Kategorien eingetragen. Undzwar großzügig mit Leerzeichen voneinander getrennt.

    Für eine Filterung rufe ich jetzt den ersten Kontakt „aaaaKontakte“ auf und kopiere aus dessen Notzizfeld einfach den gewünschten Kategorie-Namen in den Zwischenspeicher. Nun gehe ich in die Ansicht „Komplettsuche“ des Apps „Contact Tool“ und füge diesen Kategorienamen – in die Suchzeile ein. Nach wenigen Sekunden wird mir die Liste der nach dieser Kategorie gefilterten Kontakte gezeigt.

    Was nun noch fehlt wäre ein Button, der mir das aktuelle Daten in meinen neuen Notizeintrage einfügt. Das habe ich in PocketInformant sehr genossen. Aber man kann ja noch Träume haben!

    Wer hierzu eine Idee hat – ein Hinweis wäre sehr willkommen.

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