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Wo bleibt der out-of-office-Assistent?

Bevor ich wieder tagelang an einem E-Mail System wie mergeme.io programmiere stelle ich einfach hier meine Idee zu einer effizienteren Abwesenheitsmeldung für E-Mail vor. Sowohl bei kurzen als auch längeren Abwesenheiten nutzt man gerne die Out-of-office-reply um den Sender einer Nachricht darüber zu informieren, dass man über einen bestimmten Zeitraum nur beschränkten oder keinen Zugriff auf die E-Mails und damit die Bearbeitung dauern kann. Im Normalfall schreibt man noch wer sich an meiner Stelle um die Anfrage des Senders kümmern könnte, sollte diese wichtig oder dringend sein.

lustige-out-of-office.png

Leider kann man nicht immer mit einer besonders lustigen Abwesenheitsmeldung punkten. Mehr lustige out of office replies gibts bei Gründerszene

Seit ich mit Office365 arbeite habe ich bei der Kommunikation mit meinen Mitarbeitern ein interessantes Feature. Ich sehe nämlich schon während dem Schreiben ob jemand Abwesend ist. Dadurch verzichte ich in vielen Fällen auf eine E-Mail oder wende mich mit der E-Mail direkt an die Vertretung.

In der Zusammenarbeit mit externen existiert diese Funktion nicht, erhalte ich aber eine out-of-office-reply erübrigt sich je nach Zeitraum meine Anfrage dennoch.

Der out-of-office-Assistent!

An dieser Stelle kommt meine erweiterte Abwesenheitsmeldung ins Spiel. Indem ich anstelle einer lapidaren Nachricht eine automatisch generierte E-Mail mit Optionen an den Absender zurücksende kann dieser mit dem neuen Wissensstand entscheiden was er nun mit dieser E-Mail tun will:

 

out-of-assistant-demo.png

Mit einem solchen System könnte man sich nach einem längeren Urlaub dann auch wirklich um die wichtigen Dinge kümmern anstelle sich von den neusten E-Mails rückwärts durchzuarbeiten und zu hoffen, dass sich die meisten Dinge eh erledigt haben.

Wenn ich mir anschaue, wieviele Firmen sich um neue, moderne Inbox Szenarien kümmern, dann erstaunt es mich, dass zu diesem Thema noch keine vernünftigen Plugin-Lösungen für Gmail oder Office365 am Markt sind.

Was wäre deine Einstellung zu einem solchen Asssistenten der sich während deinem Urlaub um deinen Posteingang kümmert?

5 Kommentare

  1. Ich kenn nur irgendwelche Inboxsysteme wo du nach einer Woche nicht mehr weisst was du schon gesehen hast und was nicht.

  2. Das Spannende bei mir: wir haben auf unserem Server keine Abwesenheits-Management. Ziemlich asiatisch halt. Aber man gewöhnt sich schliesslich an alles.

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